E-Çözümler

e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-Müstahsil ve e-Defter sistemleri, işletmelerin hem yasal yükümlülüklerini yerine getirmesini hem de süreçlerini modernize etmesini sağlıyor. Dijital dönüşümün getirdiği avantajlarla, işletmeler maliyetlerini düşürüyor, süreçlerini hızlandırıyor ve rekabet gücünü artırıyor. 

Türkiye’de işletmelerin dijital dönüşüm yolculuğu, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) sunduğu elektronik belge ve kayıt sistemleriyle hız kazanıyor. e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-Müstahsil ve e-Defter sistemleri, hem yasal uyumluluğu sağlıyor hem de işletmelere zaman ve maliyet tasarrufu sunuyor. 

1. e-Fatura: Dijital Faturalandırma

e-Fatura, vergi mükellefi işletmeler (B2B) ve kamu kurumları (B2G) arasında kağıt faturaların yerine geçen elektronik bir faturalandırma sistemidir. GİB’in belirlediği standartlar doğrultusunda düzenlenir, gönderilir ve saklanır. 2025 itibarıyla, yıllık cirosu 3 milyon TL’yi aşan işletmeler için e-Fatura kullanımı zorunludur.

Avantajları:

• Hızlı İşlem: Faturalar anında alıcıya ulaşır, kargolama süreçleri ortadan kalkar.

• Maliyet Düşüşü: Kağıt, baskı ve gönderim masrafları azalır.

• Hata Önleme: Otomatik kontrollerle fatura hataları en aza iner.

• Çevresel Etki: Kağıt tüketimini azaltarak çevre dostu bir çözüm sunar.
   

2. e-Arşiv Fatura: Bireysel ve Küçük Ölçekli İşletmeler için Çözüm

e-Arşiv Fatura, vergi mükellefi olmayan bireylere (B2C) veya e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan işletmelere düzenlenen elektronik faturadır. e-Fatura zorunluluğu olan işletmeler, aynı zamanda e-Arşiv sistemine geçmek zorundadır. 2025’te, internet satışlarında yıllık cirosu 500 bin TL’yi aşan işletmeler için bu sistem zorunludur.

Özellikleri:

• Esnek Gönderim: Faturalar e-posta, SMS veya kağıt çıktı olarak paylaşılabilir.

• Otomatik Raporlama: Gün sonunda GİB’e otomatik olarak bildirilir.

• Zorunluluk Kapsamı: Aynı gün içinde aynı alıcıya kesilen faturaların toplamı 3.000 TL’yi aştığında e-Arşiv Fatura düzenlenir.

3. e-İrsaliye: Elektronik Sevkiyat Belgesi

e-İrsaliye, mal sevkiyatını belgeleyen kağıt irsaliyenin dijital alternatifidir. 2020’den itibaren belirli sektörlerde (örneğin, akaryakıt, maden, demir-çelik) ve cirosu 10 milyon TL’yi aşan işletmeler için zorunlu hale gelmiştir.

Faydaları:

• Hızlı Sevkiyat: Elektronik ortamda anında düzenlenir ve alıcıya ulaşır.

• Kolay Takip: Sevkiyat süreçleri dijital olarak izlenir.

• Yasal Uygunluk: GİB standartlarına uygun düzenlenir.

Not: e-Fatura veya e-Arşiv Fatura üzerine “İrsaliye yerine geçer” ibaresi eklenirse, ayrı bir e-İrsaliye düzenlenmesine gerek kalmaz.

4. e-Müstahsil Makbuzu: Tarım ve Hayvancılıkta Dijital Çözüm

e-Müstahsil Makbuzu, tarım ve hayvancılık ürünlerinin üreticilerden satın alınması sırasında düzenlenen elektronik belgedir. e-Fatura sistemine kayıtlı olup müstahsil makbuzu düzenleyen işletmeler için 2020’den itibaren zorunludur.

Avantajları:

• Dijital Arşiv: Belgeler 10 yıl boyunca güvenli bir şekilde saklanır.

• Hızlı Belgelenme: Üretici işlemleri hızlıca kayıt altına alınır.

• Maliyet Tasarrufu: Kağıt ve baskı giderlerini ortadan kaldırır.

5. e-Defter: Dijital Defter Tutma

e-Defter, yevmiye defteri ve büyük defterin elektronik ortamda tutulmasını sağlayan bir sistemdir. 2014’ten itibaren belirli ciro limitlerini aşan işletmeler ve bağımsız denetime tabi şirketler için zorunludur. 2025’te, yıllık cirosu 5 milyon TL’yi aşan işletmeler e-Defter kullanmak zorundadır.

Özellikleri ve Faydaları:

• Dijital Kayıt: Defterler elektronik ortamda hazırlanır ve GİB’e sunulur.

• Zaman Tasarrufu: Manuel defter tutma süreçleri ortadan kalkar.

• Güvenli Saklama: Defterler 10 yıl boyunca güvenli bir şekilde arşivlenir.

• Hata Azaltımı: Otomatik kontrollerle kayıt hataları azalır.
   

Zorunluluk Kapsamı (2025)

• e-Fatura ve e-Arşiv: Yıllık cirosu 3 milyon TL’yi aşan B2B işletmeler.

• e-Arşiv (e-Ticaret): İnternet satışlarında ciro limiti 500 bin TL.

• e-İrsaliye: Cirosu 10 milyon TL’yi aşan işletmeler ve belirli sektörler (ör. akaryakıt, maden).

• e-Müstahsil: e-Fatura sistemine kayıtlı olup tarım/hayvancılık ürünleri alan işletmeler.

• e-Defter: Yıllık cirosu 5 milyon TL’yi aşan işletmeler ve bağımsız denetime tabi şirketler.

Özel Durumlar: Otel işletmeleri, sağlık sektörü ve elektrikli araç şarj istasyonları gibi belirli sektörler, ciro limitine bakılmaksızın e-Fatura ve e-Defter kullanmak zorundadır.

Genel Avantajlar

• Verimlilik Artışı: Manuel süreçler dijitalleşerek zaman kazandırır.

• Maliyet Azaltımı: Kağıt, baskı ve kargo giderleri ortadan kalkar.

• Çevresel Katkı: Kağıt tüketimini azaltarak çevreye duyarlı bir yaklaşım sunar.

• Yasal Güvenlik: GİB’in güvenli platformunda belgeler saklanır ve kaybolma riski yoktur.
   

Sisteme Geçiş Süreci

Bu sistemlere geçiş için şu adımlar izlenir:

1. Mali Mühür veya e-İmza: GİB’in elektronik sistemlerine erişim için gereklidir.

2. Başvuru: GİB’in e-Belge portalı üzerinden şirket bilgileri ile başvuru yapılır.

3. Entegrasyon Seçenekleri:

   • GİB Portal: Ücretsiz, ancak sınırlı özelliklere sahip.

   • Özel Entegratör: Kullanıcı dostu arayüzler ve teknik destek sunar.

   • Doğrudan Entegrasyon: İşletmenin kendi yazılımıyla GİB sistemine bağlanması.